Au printemps, de nombreuses coopératives et OBNL se préparent à leur assemblée générale annuelle (AGA), un moment clé de la vie associative où les membres prennent des décisions importantes, notamment en ce qui concerne le renouvellement du conseil d’administration (CA). Ce renouvellement des administratrices et administrateurs est essentiel pour garantir la pérennité et l’adaptabilité de l’organisation. Cependant, cette transition peut parfois être source d’incertitude si elle n’est pas bien préparée.
Dans cet article, nous proposons des conseils pratiques pour assurer une transition fluide au sein du CA et éviter les écueils courants.
Une succession régulière du conseil d’administration est essentielle pour maintenir une dynamique de leadership saine et une vision renouvelée au sein de l’organisation. Elle permet non seulement de faire entrer de nouvelles idées et perspectives, mais aussi de répondre aux besoins évolutifs des membres et des parties prenantes. De plus, les mandats prolongés des membres de CA peuvent compromettre leur indépendance et accroître leur enracinement cognitif, ce qui a bien sûr des effets pervers sur l’efficacité de la gouvernance. Bref, cela garantit également que l’organisation reste adaptable et prête à relever les défis futurs. Selon l’enquête Gouvernance au Québec, portrait et perspectives de 2025, 74 % des CA ont fixé une durée de mandat, avec une moyenne de 2,6 années.
Un renouvellement permet notamment d’intégrer des compétences et des expériences diversifiées qui correspondent mieux aux enjeux actuels de l’organisation. D’ailleurs, les coopératives affichent un pourcentage élevé de nouveaux membres (30,2 %), ce qui favorise l’apport de nouvelles compétences (Gouvernance au Québec, portrait et perspectives 2025).
Offrir la possibilité à de nouveaux membres de rejoindre le CA stimule non seulement l’engagement des membres, mais encourage une participation active dans la gouvernance. Les OBNL, par exemple, ont un taux de renouvellement de 37,3 % des membres sur deux ans (Gouvernance au Québec, portrait et perspectives 2025).
La transition doit être gérée de façon à éviter les ruptures dans la gouvernance, assurant ainsi une stabilité et un pilotage efficace de l’organisation. Par ailleurs, un programme formel d’accueil et d’intégration est offert par 63 % des CA, ce qui facilite la continuité (Gouvernance au Québec, portrait et perspectives 2025).
La préparation est la clé pour un renouvellement serein du CA. Voici quelques étapes à suivre pour que cette transition se passe de manière efficace et sans heurts.
La planification est l’une des étapes les plus importantes pour garantir une transition fluide. Identifiez à l’avance les postes qui doivent être renouvelés et les compétences spécifiques requises pour le CA de l’année à venir. Le renouvellement ne doit pas être une surprise, mais plutôt une partie intégrante de la planification stratégique de l’organisation.
Informez les membres bien avant l’AGA des postes à pourvoir et des critères recherchés pour les nouveaux administrateurs et nouvelles administratrices. Encouragez une discussion ouverte sur les attentes vis-à-vis des membres du CA, et assurez-vous que les processus de candidature soient clairs et accessibles. La transparence est la clé pour éviter toute confusion.
Accueillir de nouveaux administrateurs ou administratrices est essentiel, mais les former à leurs responsabilités et à la culture de l’organisation est tout aussi important. Un processus d’intégration structuré, incluant des sessions de formation sur les enjeux clés, permet aux nouvelles personnes de s’adapter plus rapidement et de prendre des décisions éclairées. Les coopératives et les sociétés publiques/parapubliques se distinguent avec 84,3 % et 83,6 % respectivement offrant un programme formel d’accueil et d’intégration (Gouvernance au Québec, portrait et perspectives 2025).
Les administrateurs sortants et administratrices sortantes peuvent offrir des conseils précieux aux nouvelles recrues. Organisez des sessions de transfert de connaissances afin de consolider les informations essentielles sur les projets en cours, les enjeux financiers, et les relations avec les partenaires clés. Cela favorisera la continuité dans le travail du CA.
Voici une liste de rappels détaillée pour vous aider à préparer et gérer efficacement le renouvellement du CA au sein de votre OBNL ou coopérative :
Le renouvellement du CA est un moment crucial pour la bonne marche de l’organisation. En effet, il peut être une occasion unique de repenser la gouvernance et de faire évoluer la structure pour répondre aux nouveaux défis. En adoptant une approche proactive, en planifiant bien et en intégrant les nouvelles personnes dans une dynamique de partage de savoirs, vous garantirez non seulement une transition en douceur, mais aussi un renouvellement vivant et bénéfique pour l’ensemble de votre OBNL ou coopérative.
Le renouvellement de votre conseil d’administration est une belle occasion de repenser vos pratiques et de vous outiller pour les défis à venir. La CDRQ vous accompagne dans l’analyse de votre gouvernance, la planification stratégique, la formation du CA et bien plus encore.
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