Comment préparer une transition en douceur au sein de votre conseil d’administration - CDRQ

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3 avril 2025

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Comment préparer une transition en douceur au sein de votre conseil d’administration

Gouvernance

Vie associative

Au printemps, de nombreuses coopératives et
OBNL se préparent à leur assemblée générale
annuelle (AGA)
, un moment clé de la vie associative où les
membres prennent des décisions importantes, notamment en ce qui
concerne le renouvellement du conseil d’administration (CA). Ce
renouvellement des administratrices et administrateurs est essentiel pour garantir la
pérennité et l’adaptabilité de l’organisation. Cependant, cette transition peut parfois être
source d’incertitude si elle n’est pas bien préparée.

Dans cet article, nous proposons des conseils pratiques pour assurer une
transition fluide au sein du CA et
éviter les écueils courants.

 

Pourquoi un renouvellement régulier du CA est-il crucial
?

Une succession régulière du conseil d’administration est
essentielle pour maintenir une dynamique de leadership saine et
une vision renouvelée au sein de l’organisation. Elle permet
non seulement de faire entrer de nouvelles idées et perspectives, mais aussi de
répondre aux besoins évolutifs des
membres et des parties prenantes. De plus, les mandats
prolongés des membres de CA peuvent compromettre leur indépendance et accroître leur
enracinement cognitif, ce qui a bien sûr des effets pervers sur l’efficacité de la
gouvernance. Bref, cela garantit également que l’organisation reste
adaptable et prête à relever les défis futurs. Selon l’enquête
Gouvernance au Québec, portrait et perspectives de 2025, 74 % des
CA
ont fixé une durée de mandat, avec une moyenne de
2,6 années
.

 

Les avantages du renouvellement :

  • Apport de nouvelles compétences

Un renouvellement permet notamment d’intégrer des compétences et des expériences
diversifiées qui correspondent mieux aux enjeux actuels de l’organisation. D’ailleurs, les
coopératives affichent un pourcentage élevé de nouveaux membres (30,2 %), ce qui favorise
l’apport de nouvelles compétences (Gouvernance au Québec, portrait et perspectives 2025).

  • Renforcement de l’engagement

Offrir la possibilité à de nouveaux membres de rejoindre le CA stimule non seulement
l’engagement des membres, mais encourage une participation
active dans la gouvernance. Les OBNL, par exemple, ont un taux de renouvellement de 37,3 %
des membres sur deux ans (Gouvernance au Québec, portrait et perspectives 2025).

  • Maintien de la continuité

La transition doit être gérée de façon à éviter les ruptures dans la gouvernance, assurant
ainsi une stabilité et un pilotage efficace de l’organisation. Par ailleurs, un programme
formel d’accueil et d’intégration est offert par 63 % des CA, ce qui facilite la continuité
(Gouvernance au Québec, portrait et perspectives 2025).

 

Comment préparer une transition fluide au sein de votre CA
?

La préparation est la clé pour un renouvellement serein du CA.
Voici quelques étapes à suivre pour que cette transition se passe de manière
efficace et sans heurts.

  • Planification à long terme

La planification est l’une des étapes les plus importantes pour
garantir une transition fluide. Identifiez à l’avance les
postes qui doivent être renouvelés et les compétences
spécifiques requises pour le CA de l’année à venir. Le
renouvellement ne doit pas être une surprise, mais plutôt une partie intégrante de la
planification stratégique de l’organisation.

  • Communication transparente avec les
    membres

Informez les membres bien avant l’AGA des postes à pourvoir et
des critères recherchés pour les nouveaux administrateurs et nouvelles administratrices.
Encouragez une discussion ouverte sur les attentes vis-à-vis
des membres du CA, et assurez-vous que les processus de
candidature soient clairs et accessibles. La transparence est
la clé pour éviter toute confusion.

  • Former les nouvelles personnes en poste

Accueillir de nouveaux administrateurs ou administratrices est essentiel, mais
les former à leurs responsabilités et à la culture de
l’organisation est tout aussi important. Un processus d’intégration structuré, incluant des
sessions de formation sur les enjeux clés, permet aux nouvelles
personnes de s’adapter plus rapidement et de prendre des décisions éclairées. Les
coopératives et les sociétés publiques/parapubliques se distinguent avec 84,3 % et 83,6 %
respectivement offrant un programme formel d’accueil et d’intégration (Gouvernance au
Québec, portrait et perspectives 2025).

  • Assurer un accompagnement pour les
    sortants

Les administrateurs sortants et administratrices sortantes peuvent offrir des conseils
précieux aux nouvelles recrues. Organisez des sessions de transfert de
connaissances
afin de consolider les informations essentielles sur les
projets en cours, les enjeux financiers, et les relations avec les partenaires clés. Cela
favorisera la continuité dans le travail du CA.

 

Des rappels pour un renouvellement en douceur du
CA

Voici une liste de rappels détaillée pour vous aider à préparer et gérer efficacement le
renouvellement du CA au sein de votre OBNL ou
coopérative :

Avant l’AGA :

  • Vérifiez la durée des mandats et les postes vacants sur le CA.
  • Définissez les compétences et qualités recherchées (expertise sectorielle,
    expérience en gouvernance, engagement communautaire, diversité, etc.).
  • Envoyez une invitation claire et détaillée aux
    membres pour les informer des postes à pourvoir.
  • Précisez le processus de nomination : comment les
    personnes peuvent-elles se manifester et quel est le calendrier pour soumettre sa
    candidature ?
  • Organisez une réunion préparatoire pour discuter des
    enjeux à venir et des priorités du CA.

Pendant l’AGA :

  • Présentez une vision claire des objectifs du CA pour
    l’année à venir.
  • Réalisez un vote transparent pour élire les nouveaux
    administrateurs et nouvelles administratrices, en veillant à respecter les procédures
    établies.
  • Organisez une séance d’introduction pour les
    nouvelles recrues avec les membres du CA.

Après l’AGA :

  • Assurez un suivi des nouvelles nominations et de leur intégration au sein du
    CA.
  • Proposez une formation d’intégration sur la mission,
    les valeurs et la gouvernance de l’organisation.
  • Organisez une rencontre de transfert de savoirs entre
    les anciennes personnes et les nouvelles recrues pour assurer la continuité.

 

L’importance de la préparation pour garantir une transition
réussie

Le renouvellement du CA est un moment crucial pour la bonne marche de l’organisation. En
effet, il peut être une occasion unique de repenser la
gouvernance
et de faire évoluer la structure pour répondre aux nouveaux
défis. En adoptant une approche proactive, en planifiant bien et en intégrant les nouvelles
personnes dans une dynamique de partage de savoirs, vous
garantirez non seulement une transition en douceur, mais aussi un
renouvellement vivant et bénéfique pour l’ensemble de votre
OBNL ou coopérative.

 

Besoin d’un coup de main
pour renforcer votre gouvernance ?

Le renouvellement de votre conseil
d’administration est une belle occasion de repenser vos pratiques et de vous outiller pour
les défis à venir. La CDRQ vous
accompagne dans l’analyse de votre gouvernance, la planification stratégique, la formation
du CA et bien plus encore.

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