Voici quelques consignes et procédures d’assemblées que nous vous suggérons afin de rendre votre participation à l’assemblée générale le plus agréable et fluide que possible.

Les principales qualités d’un(e) membre à une assemblée générale à distance, c’est de bien se préparer, de bien suivre les instructions et surtout, de faire preuve de patience! En effet, les assemblées à distance ne sont pas aussi fluides que des assemblées en présence, mais nous tâcherons de vous rendre l’expérience agréable!

En préparation de l’assemblée

  1. Nous vous invitons à tester d’avance votre connexion Internet et la plate-forme Web qui vous est proposée. Si vous avez une vitesse Internet et une basse passante limitée, nous vous recommandons ces actions en prévision de l’assemblée:
    1. Limiter le nombre d’appareils utilisant Internet pendant l’assemblée,
    2. Vous connecter à Internet avec un câble réseau ou si cela n’est pas possible, vous assurer d’être dans une pièce près de votre modem/routeur,
    3. Suspendre la synchronisation d’applications comme Drobox, OneDrive, iCloud, Google Drive, etc.,
    4. Vous assurer que votre appareil et les applications (navigateur web surtout) ont installé les dernières mises à jour;
    5. Vous connecter quelques minutes avant le début de la rencontre au lieu d’attendre l’heure de début;
  2. Faites ce test avec l’appareil que vous utiliserez pour participer à l’assemblée et à l’endroit où vous serez. Nous recommandons l’ordinateur portable. Il est nécessaire que votre appareil vous permette:
    1. Naviguer sur Internet (nous recommandons très fortement l’utilisation de Chrome pour l’utilisation de la plateforme)
    2. D’entendre (haut-parleur, mais idéalement casque d’écoute/écouteur) ;
    3. De parler (micro intégré ou avec un casque)
  3. Le jour de l’assemblée, connectez-vous tôt. Notre équipe sera en ligne 15 minutes avant le début de l’assemblée. Vous serez dans une salle d’attente virtuelle jusqu’à l’heure prévue pour l’assemblée ;
  4. Pour communiquer lors de l’assemblée, vous pourrez utiliser le clavardage. Mais si vous pensez vouloir utiliser la parole pour communiquer, bien que plusieurs appareils aient un micro intégré, nous recommandons l’usage d’un casque d’écoute muni d’un micro. Ce type de système permet d’éviter certains problèmes techniques ou sonores lors d’une visioconférence ;
  5. Caméra et microphone: Une fois que vous serez dans la salle principale, votre caméra et votre microphone seront éteints par les organisateurs de la salle virtuelle. Vous serez en mesure d’activer votre micro à certains moments pendant l’assemblée, soyez attentifs aux instructions, le temps venu;
  6. Soyez certains d’avoir en main tous les documents qui vous ont été fournis pour la rencontre.

Le jour de l’assemblée

En utilisant le lien de connexion fourni connectez-vous quelques minutes d’avance :

  1. Le lien de connexion ouvrira une nouvelle page de votre navigateur (de préférence Chrome) ;
  2. Entrez votre prénom et votre nom complet, cela est important, car permettra aux organisateurs de vous identifier correctement et de noter votre présence ;
  3. Cliquez sur Rejoindre. Si la réunion n’a pas encore débuté, un message vous l’indiquera au bas de la page. Dès que la salle sera ouverte aux participants ou si la réunion a déjà commencé, vous serez redirigé vers une nouvelle page. Vous pourriez être sur cette page quelques minutes, le temps d’inscrire votre présence au registre des présences ;
  4. Une fenêtre vous demandera: Voulez-vous rejoindre l’audio?
    1. Nous vous demandons de sélectionner l’option Une fenêtre apparaitra avec le message: Connexion au test d’écho;
    2. Si votre connexion internet est de mauvaise qualité, sélectionnez Rejoindre par téléphone et suivez les instructions pour vous connecter au numéro de téléphone. Notez que vous aurez tout de même besoin de la plateforme pour participer à l’assemblée ;
  5. Voilà, vous serez alors connecté à votre assemblée. Les organisateurs seront là pour vous accueillir et vous guider pour la suite des choses.

Pendant l’assemblée

Dès le début de l’assemblée, l’hôte vous réitérera quelques règles d’usage pour la tenue de l’assemblée.

Veuillez noter que l’assemblée pourrait être enregistrée pour pouvoir s’y référer pour faciliter la rédaction du procès-verbal et que le fait que vous y participiez en constituera votre consentement.

Par la suite, le(la) président(e) d’assemblée amorcera la rencontre selon l’ordre du jour qui vous a été envoyé.

Droit de parole

Afin d’obtenir le droit de parole lors de l’assemblée générale, tous les participants devront respecter la procédure suivante :

  1. Attendre qu’il soit permis de prendre la parole, le président d’assemblée vous y invitera aux moments opportuns. Utilisez la fonction lever la main, ou inscrivez dans la discussion publique pour signifier votre demande ;
  2. Attendre d’être nommé par l’hôte afin d’obtenir le droit de parole. À noter que dans cette situation, l’hôte pourrait être responsable d’enlever le mode sourdine ou de déverrouiller certains accès pour le participant ayant demandé de parler.

 Le vote

Il peut y avoir trois types de votes lors d’une assemblée générale :

1 Une proposition énoncée et appuyée par un membre adoptée à l’unanimité ;

  1. Le président d’assemblée demande aux membres de proposer l’adoption de l’énoncé. Vous pouvez lever la main ou signifier votre intention dans le clavardage et dans certains cas la fonction sourdine sera enlevée pour que vous puissiez vous nommer ;
  2. Le président d’assemblée demande aux membres si quelqu’un appuie la proposition (même procédure que plus haut). Le président pourrait sélectionner un membre qui a proposé et le retenir comme appuyeur pour accélérer la conduire de l’assemblée ;
  3. Le président d’assemblée demande aux membres si quelqu’un demande le vote sur la proposition en question.

Si aucun vote n’est demandé, le(la) président(e) passe au point suivant de l’ordre du jour.

2 Proposition énoncée et appuyée par un membre devant être adoptée par un vote à main levée

Si un membre demande le vote sur la proposition :

  • Pour une petite assemblée, un vote avec la fonction lever la main pourrait être suffisantePour une plus grande assemblée, l’équipe technique soumettra le vote et les membres pourront voter à l’écran.
  • Dans le cas où des participants de devaient pas voter sur la proposition, ils seront déplacés dans une salle différente pour la durée du vote.
  • Les résultats sont affichés à la fin du vote.

3 Une proposition énoncée et appuyée par un membre devant être adoptée par un vote secret

Pour les propositions demandant que le vote soit secret, un formulaire de vote sera présenté à l’assemblée dans la discussion publique. Il vous sera alors possible de cliquer/sélectionner un lien apparaissant à l’écran, ce qui ouvrira le lien de votation dans un autre onglet du navigateur pour voter. Après l’expression de votre vote, vous pouvez fermer l’onglet (et non la fenêtre). Les votes sont anonymes, donc secrets, et les résultats vous seront présentés par le président de l’assemblée comme à l’habitude.