Notre équipe vous accompagne et vous guide dans la préparation et la tenue de votre assemblée générale virtuelle.

Vous avez besoin d’organiser une assemblée générale virtuelle de vos membres, mais vous n’avez ni l’expertise, ni le temps d’exécuter ce mandat à la perfection?

La Coopérative de développement régional du Québec (CDRQ) vous propose un accompagnement personnalisé qui permet de vous soutenir dans l’organisation et la réalisation en mode virtuel de votre assemblée générale des membres. Avec notre proposition à coût abordable qui compte sur un partenaire technologique coopératif, vous accédez à une solution adaptée à vos besoins!

 

Êtes-vous admissible?

L’organisation d’une assemblée générale virtuelle est offerte exclusivement aux coopératives membres de la CDRQ. Une coopérative non-membre peut profiter du service en devenant membre.

Je veux devenir membre de la CDRQ!

 

Nos plans

«En toute simplicité»

Notre équipe vous accompagne au moment de la planification et de la tenue de votre assemblée afin que cette expérience virtuelle soit optimale pour vous et vos membres. Profitez de nos conseils!

Inclusions :
 
  • Rencontre de prise de besoins et planification de votre assemblée ;
  • Remise de documents à personnaliser que vous pourrez utiliser lors de la convocation de vos membres ;
  • Tests techniques en votre compagnie et pratique générale de l’assemblée ;
  • Accès à une plateforme d’assemblée dédiée :
    • Aucune installation requise ;
    • Accès facile par navigateur web ;
    • Accessible par appel téléphonique pour les connexions Internet moins performantes (audio seulement) ;
    • Compilation des votes.
Coût 425$ + frais variable(1)

Supplément «On anime votre assemblée»

Choisissez le forfait En toute simplicité ou La totale et l’une de nos conseillers (ères) experts s’occupe de l’animer.

Ajout au coût de base 175$(3)

«La totale»

Avec ce plan, vous préparez votre rapport annuel et vos allocutions avant l’assemblée générale. Vous acheminez les convocations et les communications aux membres à l’aide de nos modèles. Enfin, vous nous fournissez votre registre de membres. Notre équipe s’occupe de tout le reste dans une formule clé en main qui vous facilitera la vie!

Inclusions :

  • Rencontre de prise de besoins et planification de votre assemblée ;
  • Planification complète de l’assemblée ;
  • Conseils d’experts sur les meilleures pratiques en AGA ;
  • Tests techniques en votre compagnie et pratique générale de l’assemblée ;
  • Numéro de support informatique dédié avant et pendant la rencontre ;
  • Accès à une plateforme d’assemblée dédiée :
    • Aucune installation requise ;
    • Accès facile par navigateur web ;
    • Accessible par appel téléphonique pour les connexions Internet moins performantes (audio seulement) ;
    • Gestion des inscriptions à partir de votre registre de membres ;
    • Gestion des collèges électoraux pour les périodes de votes ;
    • Compilation des votes simples ou complexes ;
    • Soutien technique pour rassurer vos membres et les intervenants pendant l’assemblée. 
À partir de 1 100$ + frais variable(2)

Supplément «On anime votre assemblée»

Choisissez le forfait En toute simplicité ou La totale et l’une de nos conseillers (ères) experts s’occupe de l’animer.

Ajout au coût de base 175$(3)

Excellent accompagnement (avant, pendant et après). Merci !

— Josée Grégoire, Directrice générale, Coop Édouard-Montpetit

La proposition clé en main de la CDRQ a parfaitement répondu à nos besoins et a permis à notre équipe de se concentrer sur le contenu de l’assemblée plutôt que d’avoir à se préoccuper de questions techniques.

— Hubert Trépanier, Président, Coop MGV


Responsabilités

COOPÉRATIVE (Client) CDRQ (Fournisseur)
Avant
  • Produire les documents officiels de l’assemblée générale;
  • Fournir la liste des membres convoqués incluant certaines informations comme le courriel et le droit de vote.
  • Produire le plan de travail décrivant les étapes et les questions à aborder pour préparer votre assemblée : logistique, droits de parole, votes, sécurité, procédures, conformité, etc.
  • Ajouter les éléments de participation à distance dans les documents fournis par la coopérative (convocation, ordre du jour, guide de procédure);
  • Envoyer les informations techniques pour joindre la plateforme et s’authentifier;        
  • Réaliser une rencontre de planification avec la coopérative;
  • Préparer la salle de rencontre virtuelle.
Pendant
  • Présider l’assemblée et présenter les différents points de l’ordre du jour.
  • Assurer le soutien technique aux utilisateurs;
  • Assurer l’authentification des membres;
  • Gérer la plateforme, le système de vote et les documents à présenter.
Après
  • Répondre au questionnaire de satisfaction de la CDRQ.
  • Soumettre les résultats des votes;
  • Soumettre le registre des participants.

 

Notes sur les forfaits :
1 – Détail du forfait En toute simplicité
  • 75$ pour la plateforme de base sans processus de validation des participants à l’entrée ;
  • 272$ pour la préparation et le soutien fonctionnel pendant l’assemblée (valeur de 792$)
    • Prendre note que la coopérative doit être admissible à la subvention provenant de l’entente de partenariat et donc de pas être dans un secteur d’activité couvert par une fédération. La validation est réalisée par la CDRQ.
  • Frais variables en surplus selon la situation:  
    • 60$ par tranche de 25 participants additionnels si plus de 50 personnes ;
    • Frais de conférence téléphonique facturés au réel à 0.09$ par minute par utilisateur qui l’auront utilisé ;
    • Supplément si durée de l’assemblée est de plus de 2h (selon certaines conditions) ;
    • Supplément si plus de suivi et de soutien requis.  
2 – Détail du forfait La totale
  • 125$ pour la plateforme incluant l’inscription et la validation à partir du registre de membre et l’envoi de rappels 
  • 130$ pour le technicien dédié et la ligne de support 
  • 408$ pour la préparation, le soutien fonctionnel, la préparation de la validation des membres à partir du registre (valeur de 1 188)

    • Prendre note que la coopérative doit être admissible à la subvention provenant de l’entente de partenariat et donc de pas être dans un secteur d’activité couvert par une fédération. La validation est réalisée par la CDRQ.
  • Frais variables en surplus selon la situation:  
    • 60$ par tranche de 25 participants additionnels si plus de 50 personnes  
    • Frais de conférence téléphonique facturés au réel à 0.09$ par minute par utilisateur qui l’auront utilisé 
    • Supplément si durée de l’assemblée est de plus de 2h (selon certaines conditions) 
    • Supplément si plus de suivi et de soutien requis. 
3 – Détail du supplément On anime votre assemblée
  • Valeur réelle de 495$
    • Prendre note que la coopérative doit être admissible à la subvention provenant de l’entente de partenariat et donc ne pas être dans un secteur d’activité couvert par une fédération. La validation est réalisée par la CDRQ) sinon le tarif régulier s’applique. 

 

 

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